Einführung

Die Digitalisierung verändert zunehmend unseren Arbeitsalltag – doch bislang war der Abschluss von Arbeitsverträgen in Deutschland oft noch mit erheblichem bürokratischem Aufwand verbunden. Obwohl Arbeitsverträge grundsätzlich formfrei geschlossen werden konnten, verpflichtete das Nachweisgesetz Arbeitgeber bisher dazu, wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer eigenhändig unterschrieben auszuhändigen. In der Praxis bedeutete dies häufig Verzögerungen, hohen Verwaltungsaufwand und unnötige Kosten für Unternehmen.

Seit dem 01.01.2025 hat sich dies grundlegend geändert: Mit Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) wurde die strenge Schriftform durch die sogenannte Textform (§ 126b BGB) ersetzt. Arbeitgeber können nun Arbeitsverträge digital abschließen und übermitteln – ohne eigenhändige Unterschrift. Doch Vorsicht: Es gibt weiterhin wichtige Ausnahmen und besondere Anforderungen, die Arbeitgeber beachten müssen, um rechtssicher zu handeln.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, was genau sich seit Januar 2025 geändert hat, welche Vorteile und Herausforderungen die digitale Vertragsgestaltung mit sich bringt und wie Sie die neuen Regelungen in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen können.

1. Ausgangslage: Die bisherige Rechtslage bis zum 31.12.2024

Vor dem 01.01.2025 galt nach dem Nachweisgesetz (§ 2 NachwG a.F.) ein zwingendes Schriftformerfordernis für die wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrags. Arbeitgeber mussten diese Bedingungen schriftlich niederlegen, eigenhändig unterschreiben und dem Arbeitnehmer aushändigen (§ 126 BGB) der sie wiederum eigenhändig unterschreiben musste. Zwar konnten Arbeitsverträge grundsätzlich auch mündlich oder per E-Mail geschlossen werden, jedoch musste der Arbeitgeber spätestens nach sieben Tagen eine schriftliche Niederschrift aushändigen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG a.F.). Verstöße gegen diese Verpflichtung waren bußgeldbewehrt.

2. Die neue Rechtslage seit dem 01.01.2025 – Einführung der Textform (§ 126b BGB)

Mit Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV (BEG IV) gilt seit dem 01.01.2025 nunmehr die Textform gemäß § 126b BGB für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen gemäß § 2 NachwG. Dies bedeutet konkret:

• Die wesentlichen Vertragsbedingungen können nun elektronisch (z.B. per E-Mail oder PDF-Dokument) übermittelt werden.
• Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr erforderlich.
• Das Dokument muss für den Arbeitnehmer zugänglich sein sowie gespeichert und ausgedruckt werden können.
• Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 1 NachwG n.F.). Erfolgt keine Reaktion, sollte der Arbeitgeber zur Sicherheit dennoch eine schriftliche Übergabe erwägen.

Mithin wurde insgesamt der Abschluss von Arbeitsverträgen massiv erleichtert (bis auf wenige Ausnahmen).

3. Vorteile digitaler Verträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Vorteile für Arbeitgeber:

• Schneller Zugriff auf Vertragsdokumente jederzeit und überall für sämtliche Berechtigen.
• Reduzierung von Verwaltungsaufwand, Druck- und Versandkosten.
• Schnellere Abwicklung von Vertragsabschlüssen.
• Einfachere Archivierung digitaler Dokumente.

Vorteile für Arbeitnehmer:

• Schneller Zugriff auf Vertragsdokumente jederzeit und überall.
• Vereinfachte Archivierung relevanter Unterlagen

4. Herausforderungen und Risiken digitaler Verträge – worauf ist zu achten?

Trotz aller Vorteile bestehen auch Risiken:

• Manipulationsschutz: Digitale Dokumente müssen unverändert gespeichert werden können (z.B. PDF mit Zeitstempel).
• Zugangsnachweis: Der Arbeitgeber muss den Zugang beim Arbeitnehmer dokumentieren (Empfangsbestätigung) beispielsweise durch Nutzen von Systemen mit automatischer Empfangsbestätigung oder digitale Signaturen mit Zeitstempel.

5. Ausnahmen von der digitalen Textform:

Ab dem 01.01.2025 ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag nur noch erforderlich, wenn der Arbeitnehmer ihn ausdrücklich fordert oder aber die betreffende Branche besonders anfällig für Schwarzarbeit ist (insbesondere im Gaststättengewerbe, der Logistik oder in der Baubranche, § 2a SchwarzArbG). Zudem unterliegt die Befristungsabrede in befristeten Arbeitsverhältnissen weiterhin dem Schriftformerfordernis (fehlt sie, entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis). Bisher galt dieses Formerfordernis zudem für Anträge auf Elternzeit, Teilzeit während der Elternzeit sowie für Renteneintrittsklauseln. Mit Einführung des BEG IV reicht jedoch für diese Fälle jetzt die digitale Form aus.

6. Fazit und Ausblick – Chancen nutzen, Risiken minimieren

Die Einführung des digitalen Arbeitsvertrags bietet erhebliche Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung im Personalwesen. Gleichzeitig bestehen weiterhin Herausforderungen bezüglich Datenschutz und Zugangsnachweisen sowie branchenspezifische Einschränkungen.

Unternehmen sollten daher individuell prüfen, ob digitale Lösungen sinnvoll sind und welche technischen sowie organisatorischen Maßnahmen notwendig sind, um Risiken zu minimieren.

Haben Sie weitere Fragen rund um das Thema digitale Arbeitsverträge? Die Rechtsanwälte und Fachanwälte  der Kanzlei Gräber Onasch Ibach unterstützen Sie gerne bei der rechtssicheren Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns!