Dies ist der dritte und letzte Teil unserer Serie zu den arbeits- und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen des KI-Einsatzes im Unternehmen. Teil 1 behandelte Betriebsverfassungs- und Individualarbeitsrecht, Teil 2 Datenschutz, Hochrisiko-KI und Haftung.

Einleitung

Selbst wenn Betriebsrat, Datenschutz und Haftungsfragen sauber geregelt sind, bleibt eine Pflicht, die viele Unternehmen noch unterschätzen: die KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4 KI-VO. Sie gilt bereits seit dem 2. Februar 2025 für jedes Unternehmen, das KI-Systeme einsetzt – unabhängig von der Unternehmensgröße. Dieser dritte Teil unserer Serie zeigt, was „ausreichende KI-Kompetenz“im Unternehmen konkret bedeutet und wie Arbeitgeber ihre Schulungspflicht rechtssicher umsetzen.

Was verlangt Art. 4 KI-VO genau?

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen im Unternehmen müssen sicherstellen, dass das mit dem Betrieb und der Nutzung befasste Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Lizenziert ein Unternehmen also ein KI-System und stellt es seinen Beschäftigten zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung, muss es dafür sorgen, dass diese hinreichend kompetent damit umgehen können.

Die EU-Kommission hat am 7.5.2025 einen FAQ-Katalog veröffentlicht und darin klargestellt: Art. 4 KI-VO ist eine echte Rechtspflicht, keine bloße Empfehlung. Nach den FAQ soll die Einhaltung bereits ab dem 3.8.2025 überprüfbar sein; die allgemeine Marktüberwachung nach der KI-VO beginnt am 3.8.2026.

„KI-Kompetenz“ ist in Art. 3 Nr. 56 KI-VO legaldefiniert als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es ermöglichen, KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu werden – einschließlich der Kenntnis der wesentlichen Pflichten aus der KI-VO selbst.

Wann ist das Maß „ausreichend“?

Weder die KI-VO noch die FAQ der EU-Kommission definieren feste Schulungsinhalte oder -formate. Die Kommission verlangt aber im Kern:

• ein grundlegendes Verständnis der Funktionsweise von KI,
• Klarheit über die eigene Rolle (Anbieter oder Betreiber),
• eine Analyse der Risiken und Maßnahmen zur Risikominderung,
• Kenntnis der rechtlichen und ethischen Rahmenbedingungen sowie
• eine Berücksichtigung unterschiedlicher Erfahrungsstände – „One size fits all“-Schulungen werden ausdrücklich nicht empfohlen, sodass gerade auch die Besonderheiten kleinerer und mittlerer Unternehmen berücksichtigt werden können.

Nach Erwägungsgrund 20 KI-VO ist zudem das Wissen erforderlich, um zu verstehen, wie sich KI-gestützte Entscheidungen auf die betroffenen Personen auswirken, welche Maßnahmen bei der Nutzung anzuwenden sind und wie die Ausgaben des Systems zu interpretieren sind.

Umsetzung: Ein zweistufiges Schulungskonzept

Symbolische Alibi-Maßnahmen genügen nicht. Erforderlich ist ein belastbares, risikobasiertes Schulungskonzept. In der Praxis hat sich ein zweistufiges, modulares Vorgehen bewährt:

1. Basisschulung für alle Mitarbeitenden

Alle Beschäftigten, die mit KI in Berührung kommen, benötigen eine Basisschulung zu:

• den Grundlagen der KI im Unternehmen (was ist KI, welche Arten und Anwendungsfälle gibt es),
• Ethik und Verantwortung von KI im Unternehmen sowie
• der praktischen Anwendung der KI im Unternehmen.

Ziel ist, dass Mitarbeitende KI-generierte Inhalte überhaupt als solche erkennen und ein Basiswissen zu Chancen, Risiken und rechtlichem Rahmen erwerben.

2. Zielgruppenspezifische Vertiefungsschulungen

Der konkrete Schulungsbedarf zur KI im Unternehmen hängt vom Nutzungskontext, dem Risikograd des Systems, der Position sowie den individuellen Vorkenntnissen der Beschäftigten ab. Eine Bedarfsanalyse sollte typischerweise folgende Zielgruppen unterscheiden:

• Technische Mitarbeiter (IT-Sicherheit, Softwareentwicklung, Datenanalyse) – Schwerpunkt Technik und Risikomanagement.
• Führungskräfte und Entscheidungsträger – Schwerpunkt Regulatorik, IT-Sicherheit (u. a. NIS-2) und Schutz geistigen Eigentums.
• HR-Mitarbeitende – Schwerpunkt Diskriminierungsvermeidung (Bias), menschliche Letztentscheidung (Art. 22 Abs. 1 DSGVO) und menschliche Aufsicht über Hochrisiko-Systeme.
• Mitarbeitende mit Kundenkontakt oder täglichem Umgang mit Beschäftigtendaten – Schwerpunkt Ethik und Regulatorik.
• Rechtsabteilung – Schwerpunkt regulatorische Vorgaben der KI-VO.
• Produktmanager und Entwickler – Schwerpunkt ethische und regulatorische Anforderungen sowie technisches Grundverständnis.

Inhaltlich sollten die Schulungen insbesondere Grundlagen der KI, technische Kenntnisse, regulatorische Anforderungen (KI-VO, DSGVO, Geschäftsgeheimnisschutz, IT-Sicherheit), Risikomanagement, den Umgang mit fehlerhaften Ergebnissen („Halluzinationen“), Ethik- und Diskriminierungsfragen sowie unternehmensinterne KI-Richtlinien und Prompting-Grundlagen abdecken.

Besondere Zielgruppe: die menschliche Aufsicht bei Hochrisiko-Systemen

Da – wie in Teil 2 dieser Serie gezeigt – praktisch alle arbeitsrechtlich relevanten KI-Anwendungen im Personal-/HR-Bereich als Hochrisiko-Systeme nach Anhang III KI-VO gelten, trifft Personen, die die menschliche Aufsicht nach Art. 14 und Art. 26 Abs. 2 KI-VO ausüben, eine besondere, vertiefte Schulungspflicht. Diese Schulungen sollten die Aufsichtspersonen in die Lage versetzen,

• die Funktionsweise des Systems zu verstehen und Anomalien oder Fehlfunktionen zu erkennen,
• nicht unkritisch auf die Richtigkeit der KI-Ausgaben zu vertrauen,
• die Ausgaben korrekt zu interpretieren, und
• im Zweifel einzugreifen – also die Ausgabe zu ignorieren, außer Kraft zu setzen oder das System zu stoppen.

Diese Schulungen sollten sowohl vor dem erstmaligen Einsatz als auch begleitend während des laufenden Betriebs stattfinden.

Wiederholungsschulungen und Dokumentation

Angesichts der dynamischen Entwicklung von KI-Systemen sind regelmäßige Auffrischungsschulungen sinnvoll – insbesondere bei neuen KI-Anwendungen. Bewährt haben sich zudem interner Austausch über Workshops, Foren oder E-Learning-Plattformen sowie regelmäßiges Feedback zu den Schulungsmaßnahmen.

Eine formelle Nachweispflicht sieht die KI-VO nicht vor. Die EU-Kommission empfiehlt aber ausdrücklich, sämtliche Schulungsmaßnahmen – idealerweise inklusive Abschlusstest – zu dokumentieren. Das dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit, sondern kann im Streitfall auch die Erfüllung der Sorgfaltspflicht belegen und, wie in Teil 2 dieser Serie erläutert, die Beweisführung bei der Mitarbeiterhaftung erheblich erleichtern.

Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung

Ein Verstoß gegen die Schulungspflicht selbst ist nicht unmittelbar bußgeldbewehrt, da die KI-VO hierfür keine eigene Sanktion vorsieht. Das bedeutet aber nicht, dass ein Verstoß folgenlos bliebe:

• Es drohen zivilrechtliche Haftungsrisiken, wenn mangelnde Schulung zu Schäden bei Beschäftigten oder Dritten führt.
• Bei datenschutzrechtlichen Folgeverstößen kommt eine Haftung nach Art. 82 DSGVO in Betracht.
• Fehlende KI-Kompetenz kann zudem im Rahmen der allgemeinen Organisationspflichten der Geschäftsleitung (siehe Teil 2 dieser Serie zur Haftung) haftungsverschärfend wirken.

Fazit der Serie

Der Einsatz von KI-Tools im Unternehmen ist kein rechtsfreier Raum – und er endet nicht mit der technischen Einführung. Wie die drei Teile dieser Serie gezeigt haben, braucht es für einen rechtssicheren KI-Einsatz das Zusammenspiel aus betriebsverfassungsrechtlicher Beteiligung, individualarbeitsrechtlich klaren Vorgaben, datenschutzrechtlicher Absicherung, einem tragfähigen Haftungskonzept und – nicht zuletzt – einer gelebten, dokumentierten KI-Kompetenzvermittlung nach Art. 4 KI-VO. Eine universelle Lösung gibt es dabei nicht: Umfang und Ausgestaltung der Schulungen hängen immer vom konkreten Einsatzkontext und Risikoprofil des jeweiligen Unternehmens ab.

Handlungsempfehlung: Führen Sie eine Basisschulung für alle KI-Nutzer im Unternehmen ein, ergänzen Sie diese um zielgruppenspezifische Vertiefungsschulungen – insbesondere für die menschliche Aufsicht über Hochrisiko-Systeme – und dokumentieren Sie sämtliche Schulungsmaßnahmen sorgfältig.

Die Rechtsanwälte und Fachanwälte der Kanzlei Gräber Onasch Ibach unterstützen Sie gerne bei der Entwicklung eines rechtssicheren KI-Schulungskonzepts für Ihr Unternehmen. Kontaktieren Sie uns!